Mengelola Peralatan Kantor

BAB I

PERLENGKAPAN KANTOR

(OFFICE EQUIPMENT)

1.1.         Pengertian Perlengkapan Kantor (Office Equipment)

Perlengkapan kantor (office equipment) adalah barang-barang yang digunakan untuk untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar proses suatu pekerjaan sehingga  pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Perencanaan kantor yang baik memerlukan pertimbangan dalam memilih jenis-jenis perlengkapan kantor (office equipment) yang meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor, atau hiasan kantor, berdasarkan urutan pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan. Oleh karena itu, pengetahuan kantor sangat penting sebagai dasar penyusun perencanaan kantor.

1.2.         Kegunaan Perlengkapan Kantor (Office Equipment)

J  Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor.

J  Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.

J  Memperoleh hasil yang maksimal, baik dan memuaskan.

J  Sebagai asset dan perlengkapan kantor.

1.3.         Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak barang yang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi takmungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan - bahan dengan sarana perlengkapan kantor yang ada.

Ada 5 jenis perlengkapan kantor (office equipment) yang kami jelaskan secara singkat dan jelas. Pada BAB selanjutnya, kami akan menjelaskan secara rinci mengenai perbekalan kantor (office supplies), karna pambahasan mengenai perbekalan kantor (office supplies) merupakan tugas pokok yang telah diberikan oleh guru pembimbing kepada kami.

5 jenis perlengkapan kantor (office equipment) tersebut adalah sebagai berikut:

1.     1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. contohnya : meja, kursi, lemari, rak dsb.

2.    Perbekalan Kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. contohnya : kertas, amplop, pita mesin dsb.

3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Contohnya : mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

  

4. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Contohnya : intercom, telepon, fax, dsb.

  

5.     Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Contohnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

BAB II

PERBEKALAN KANTOR (OFFICE SUPPLIES)

2.1.         Pengertian Perbekalan  Kantor

Perbekalan kantor adalah barang-barang yang digunakan sebagai penunjang kegiatan kantor yang sekali pakai, seperti alat tulis menulis, contohnya kertas, karbon, pensil, tinta, penghapus pensil, penghapus pulpen, pulpen, dan sebagainya, dan bentuk lainnya, seperti kertas coretan, map, sampul, prangko, dan sebagainya.

Ada beberapa pengertian lain mengenai perbekalan kantor (office supplies), antara lain adalah sebagai berikut :

a.       Perbekalan kantor atau office supplies adalah barang-barang yang digunakan untuk

Misalnya kertas, amplop, pita mesin, dsb.

b.       Perbekalan kantor atau office supplies adalah barang-barang yang digunakan untuk melengkapi kebutuhan dalam perusahaan yang sifatnya habis dipakai dan nilainya relatif kecil.

c.       Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari.

Perbekalan kantor pada umumnya berupa benda-benda yang digunakan untuk keperluan tulis menulis, yang dalam  pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama. Misalnya kertas, karbon, pita mesin ketik dan sebagainya.

2.2.         Penggolongan Perbekalan Kantor (Office Supplies)

Perlbekalan kantor dapat digolongkan kedalam 2 kelompok, yaitu :

a.       Barang supplies yang habis dipakai, yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan dalam satu kali pakai dalamkegiatan perrusahaan. Hal ini berarti selalu habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.Misalnya:Perlengkapan kantor : Kertas, karet penghapus, tinta, alat tullis, map,amplop, karbon dll.

b.       Barang supplies tidak habis pakai, yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang-ulang dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnnya: Perlengkapan kantor : Gunting, steples, pelubang kertas (perforator), cap tanggalan, bantalan cap, bak-bak surat,dll

2.3. Spesifikasi Perbekalan Kantor (Office Supplies)

Berdasarkan pengertian barang supplies/perlengkapan mempunyai spesifikasi antara lain:

a.       Melengkapi kebutuhan dalam kegiatan perusahaan

b.       Sifatnya habis dipakai/dipakai berulang-ulang dalam kegiatan perusahaan

c.       mempermudah dan memperlancar proses pelaksanaan kegiatan perusahaan

d.       Sebagai aset termasuk kelompok aktiva lancar 

e.       Nilainya relatif kecil

2.4.            Prosedur atau Langkah-Langkah Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor

Adapun langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan yang dimaksud adalah :

1.       Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.

2.       Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).

3.       Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.

4.       Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.

5.       Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.

6.       Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.

7.       Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.

8.       Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

2.5.            Prosedur Penerimaan Barang Supplies

Apabila suatu kantor membutuhkan barang untuk keperluan kantor, maka langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah hal-hal berikut ini :

1.       Dibuatkan daftar kebutuhan barangsecara terperinci oleh pejabat/pegawai yang berwenag untuk hal itu.

(Setelah barang yang dipesan diterima)

2.       Dicatat dalam buku penerimaan barang.

3.       Dibuatkan berita acaranya oleh pejabat/pegawai yang bertanggungjawab atas penerimaan barang

            Barang supplies/perlengkapan yang diperoleh dengan cara pembelian baik secara kredit maupun tunai akan berakibat persediaan barang supplies yang bersangkutan bertambah. Pembelian barang supplies akan dicatat pada akun“perlengkapan” di debit dan akun “kas/hutang” dicatat sebelah kredit.

2.6.            Bagian-Bagian yang Terkait Dengan Transaksi Penerimaan Barang Supplies

Ada beberapa bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan barang supplies, yaitu :

1.       Bagian inventarisasi

Bagian ini yang melakukan pendataan barang-barang yang masih ada atau sudah habis dalam persediaan, untuk kemudian dibuatkan daftar kebutuhan barang untuk satu periode.

2.       Bagian Pengadaan Barang

Bagian ini yang melakukan pembelian barang supplies.

3.       Bagian Gudang/Logistik

Bagian ini yang melakukan penyimpanan/pengelolaan barang supplies, sebagian pintugerbang keluar/masuknya barang supplies untuk keperluan unit-unit dalam perusahaan.

2.7.            Tips atau Cara Dalam Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

Membeli alat kantor hampir sama dengan shopping di mall, sama-sama berbelanja.  Namun yang membedakan adalah barang yang mesti dibeli adalah alat kantor itu sendiri. Kelihatannya memang mudah, namanya juga shopping! Tetapi ternyata tidak demikian yang terjadi. Para pegawai sering mengeluh kalau harus membeli dan berbelanja alat kantor tentang apa yang harus dibeli, berapa banyak yang harus dibeli per itemnya dan yang paling penting adalah dimana membeli alat kantor yang terbaik.

Dari sekian banyak toko yang menjual alat kantor, hanya sedikit yang menjual produk dari berbagai merk dengan berbagai rentang harga. Pegawai pun harus melakukan riset dan pencarian serta memikirkan alat kantor yang bagus tetapi juga sesuai dengan harga.

Yang pasti, pastikan anda tidak terburu-buru membeli tetapi harus melakukannya dengan perlahan dan bertahap agar alat kantor yang anda beli akan sesuai dengan harga dan merupakan yang terbaik. Jika tidak, maka alat kantor yang dibeli hanya akan menghabiskan uang sementara tidak bisa digunakan sehingga harus disimpan didalam gudang sepanjang tahun.

Oleh karena itu, anda tidak hanya bisa terpaku pada diskon atau brosur menarik. Begitupun jika toko alat kantor tersebut memiliki pamflet yang besar dengan brosur yang mengkilat dan tokonya yang mewah bukan jaminan anda akan mendapatkan harga terbaik untuk alat tulis kantor terbaik.

Berikut tips membeli alat kantor untuk keperluan kantor anda :

1.       Ceklis alat kantor apa yang mau anda belli

Ketika anda berada dikantor gambarkan apa yang akan mau dibeli, akan terlihat mudah namun anda akan seketika bingung ketika sudah ditoko alat kantor. Dengan adanya banyak pilihan dan fitur, hal ini akan membuat anda merasa bahwa alat kantor tersebut benar-benar dibutuhkan padahal tidak. Oleh karena itu, buatlah catatan alat kantor apa yang akan anda beli agar anda lebih mudah ketika berbelanja.

2.       Perhatikan apakah alat kantor tersebut akan berguna

Apa alasan anda harus membeli ala kantor tersebut? Anda bisa menanyakan kepada boss ataupun pegawai lainnya apakah alat kantor tersebut akan sering dipakai atau malah disimpan. Sebagai contoh mudah adalah jika kantor anda hanya sering melakukan printing bahan cukup dengan menggunakan printer, maka mesin fotocopy tidak diperlukan untuk dibeli.

3.       Pilihlah teman berbelanja anda

Sama halnya ketika anda berbelanja keperluan anda di mall, memillih teman belanja seorang shopaholic hanya akan membuat anda kalap mata. Jika demikian, anda hanya akan terpaku pada diskon yang diberikan tanpa melihat kualitas barang. Dilain pihak, anda akan membeli alat kantor yang mewah padahal sebenarnya tidak diperlukan.

4.       Perhatikan timing dalam membeli alat kantor

Jika ingin mendapakan diskon yang masuk akal dengan kualitas alat kantor yang terbaik, sebaiknya pilihlah waktu akhir tahun.

5.       Mencari toko alat kantor

Anda bisa melakukan pencarian di internet mengenai toko alat kantor yang berada didaerah anda yang memiliki kredibilitas yang baik di internet. Anda bisa membuat dafar nama-nama toko alat kantor tujuan anda.

6.       Perhatikan penawaran dari supplier sendiri

Apakah ada garansi yang diberikan pasca pembelian agar kita tidak ragu membeli produk alat kantor tersebut karena ada jaminannya.

            Sebenarnya tidak sulit untuk tips membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor anda, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Anda bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat anda bekerja.

2.8.            Karakteristik Barang Perbekalan (Office Supplies) yang Baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor yang, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.

Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik, yaitu:

1.       Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerrjaan kantor.

2.       Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai.

3.       Dapat menjadi sarana atau alat yang dapat membantu pekerjaan kantor sehari-hari.

2.9.            Bukti Pengeluaran Barang Supplies

Pengeluaran barang supplies disebabkan karena adanya pemakaian pengeluaran/pengurangan barang supplies darigudang. Dasar pencatatan adalah bukti pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh bagian pengiriman barang.

2.10.        Prosedur Pengelolaan Kartu Persediaan Supplies

Kartu persediaan supplies, seperti halnya piutang atau buku hutang merupakan buku tambahan dalam hal ini untuk  perkiraan perlengkapan. Buku tambahan kartu persediaan supplies digunakan untuk mencatat penambahan, pengurangan dan saldo akhir dari setiap jenis barang supplies/perlengkapan. Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang supplies harus di catat, baik di kartu persediaan supplies maupun di perkiraan buku besar supplies/perlengkapan.

Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu persediaan supplies yaitu :

1.       Penambahan

2.       Pengurangan

3.       Saldo yang adasetelah terjadinya suatu transaksi

Mutasi yang terjadi mengakibatkan perubahan persediaan barang supplies. Penambahan dalam kartu persediaansupplies disebabkan karena adanya Pembelian, atau penerimaan dari pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda penerimaan dari pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda terima barang yang dikuatkan oleh bagian gudang.Pengurangan dalam kartu persediaan supplies disebabkan karena adanya pemakaian barang supplies, atau karenaadanya kerusakan barang supplies.

2.11.       Penanganan Alat Tulis Kantor dan Peralatan Kantor

Kallian tahu kan alat tulis kantor dan peralatan kantor? Alat tulis kantor dan peralatan kantor memerlukan penanganan dari penyimpanan sampai perawatannya.

Penanganan alat tulis kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

1.       Penanganan alat tulis kantor yang habis pakai :

Alat tulis kantor yang habis pakai penanganannya harus jeli, jangan  sampai disaat kita membutuhkan alat tulis kantor itu habis. Karena itu semua harus teliti dan cermat setiap pengadaannya. Jika hal itu terjadi akan menjadikan cara kerja kita tidak efektif dan efisien.

2.       Penanganan  alat tulis kantor tidak habis pakai :
Alat tulis kantor yang tidak habis pakai dalam penanganannya, awalnya di adakan rencana pengadaan dengan bulanan, setengah bulan kemudian tahunan.

2.12.        Macam-Macam Perbekalan Kantor (office Supplies) atau ATK

Ada beberapa macam perbekalan kantor (office equipment) atau ATK (Alat Tulis Kantor), antara lain adalah berikut ini:

1.     Ballpoint

a.       Pengertian Ballpoint

Ballpoint atau pulpen adalah sejenis alat tulis (secara spesifik menunjuk kepada sejenis pen) yang bentuk dan ukurnnya mirip dengan pensil. Pulpen populer karena murah dan mudah digunakan.

b.       Sejarah Ballpoint

Sekarang kita lihat bagaimana asal-muasalnya  pulpen, siapa penemunya, kapan ditemukannya, dll. Pulpen diciptakan oleh jurnalis Hongaria, Laszlo Biro / Ladislao Biro pada tahun 1938. Biro memperhatikan bahwa tinta yang digunakan dalam percetakan surat kabar mengering dengan cepat dan tidak meninggalkan noda pada kertasnnya. Kesulitan-kesulitan lain saat menggunakan pena untuk mengoreksi naskah-naskah yang ditulis pada kertas tipis seperti tinta yang melebar, tumpah atau kertas yang robek karena sabetan pena yang cukup tajam .

Bersama saudara lelakinya George, seorang kimiawan, dia mengembangkan ujung pen yang baru yang terdiri dari sebuah bola yang dapat berputar dengan bebas pada sebuah lubang. Saat berputar bola tersebut akan mengambil tinta dari sebuah cartridge, tinta membasahi bola kecil yang mengalir secara kapiler dan dengan bantuan gravitasi dan kemudian menggelinding agar melekatnya pada kertas. Karena bola kecil itulah maka pena baru itu dinamakan ballpoint pen atau yang lazim dikenal dengan nama bolpen.

Rancangan ini kemudian dipatenkan di Argentina pada 10 Juni 1943 dan dijual dengan merek Birome, yang msih bertahan hingga saat ini.

Awalnya, alat tulis yang menggunakan tinta dalah pena dan  tinta yang digunakan terpisah. Pena yang digunakan pada awalnya terbuat dari bulu angsa seperti yang lazim digunakakn di Eropa pada abad pertengahan, batang alang-alang air yang digunakan di Timusr Tengah atau bahkan kuas yang digunakan di Tiongkok dan Jepang. Kelemahannya adalah penggunaannya yang sering merepotkan para pemakainya karena tintanya berceceran atau tumpah diatas kertas.
pulpen mempunyai ruang internal yang diisikan tinta melekat. Tinta tersebut disalurkan melalui ujungnya saat digunakan dengan penggelindingan sebuah bola kecil (berdiameter sekitar 0,7 mm hingga 1 mm) dari bahan logam. Tintanya segera kering saat menyentuh kertas.

Cara menggunakannya pun sangat mudah sekali, semua orang pun bisa menggunakannya. Cukup dipegang saja ballpointnya kemudian dicoretkakn pada media tulis apa saja.

Kegunaan Ballpoint adalah untuk memudahkan kita dalam mencatat atau menulis sesuatu.

c.       Dampak Penggunaan Ballpoint

Penggunaan ballpoint untuk menulis atau mencatat juga dapat menimbulkan dampak. Dampak tersebut terbagi menjadi 2, yaitu dampak positif dan dampak negatif.

Dampak Positif Penggunaan Ballpoint Dalam Kehidupan Masyarakat

Ada beberapa dampak positif dari penggunaan ballpoint atau pena, diantaranya adalah sebagai berikut :

1.       Masyarakat dapat mencatat segala sesuatu dengan mudah,

2.       Alat yang praktis digunakan oleh seluruh lapisan masyarakat,

3.       Ekonomis, karena harganya bisa terjangkau oleh semua orang.

Dampak Negatif Penggunaan Ballpoint Dalam Kehidupan Masyarakat

Ada beberapa dampak negatif dari penggunaan Ballpoint atau pena, diantaranya dalah sebagai berikut :

1.       Akan mencemari llingkungan apabila balpointnya sudah tidak terpakai lagi,

2.       Tintanya tidak mudah hilang apabila terkena pakaian,

3.       Berbahaya bagi anak-anak dibawah umur 7 tahun

Solusi untuk Mengurangu Dampak Negatif yang Terjadi :

1.       Mendaur  ulang limbah-limbah plastik termasuk ballpoint yang tidak layak pakai lagi,

2.       Menjauhkannya dari anak-anak dibawah 7 tahun

3.       Sebaiknya menyiapkan tempat khusus untuk ballpoint.

d.       Jenis-Jenis Ballpoint atau Pena

Ada banyak jenis pena yang dapat digunakan untuk melakukan proses tulis menulis dan catat mencatat, diantaranya adalah sebagai berikut :

1.       Pulpen hitam besar

2.       Pulpen hitam kecil

3.       Pulpen biru besar

4.       Pulpen hitam kecil atau lipat.

2.     Pensil

a.       Pengertian Pensil

Pensil adalah perangkat kers yang digunakan untuk mengimplementasikan tulisan atau medium seni yang biasanya dibangun dari grafi dan tanah liat padat, pigmen inti dalam sebuah casing pelindung.  Pensil membuat tanda melalui abrasi fisik, meninggalkan jejak bahan inti padat pada selembar kertas atau permukaan lainnya. Pinsil berbeda dari pena, yang mengeluarkan tinta cair atau gel yang menodai warna cahaya kertas.

Kebanyakan core pensil terbuat dari grafit dicampur dengan tanah liat pengikat, meninggalkan tanda abu-abu atau hitam yang dapat dengan mudah dihapus. Pensil grafit digunakan baik untuk menulis dan menggambar, dan hasilnya adalah tahan lama: meskipun menulis biasanya dapat dihilangkan dengan penghapus, tahan terhadap kelembaban dan  bahan kimia, radiasi ultraviolet dan penuaan alami. Jenis lain dari inti pensil kurang banyak digunakan. Arang pensil terutama digunakan oleh seniman untuk menggambar dan membuat sketsa. Pensil warna kadang-kadang digunakan oleh para guru atau editor  untuk memperbaki teks,  tetapi pensil  biasanya dianggap sebagai persediaan seni.

b.       Jenis-Jenis Pensil

Jenis-jenis pensil gambar menurut  buku Grafik Arsitektur karya Frank Ching antara lain:

F  Pensil Ttradisional

Karena pensil ini ukurannya relatif besar, maka jenis pensil ini dapat dipakai untuk membuat berbagai jenis garis yang ketebalannya bermacam-macam. Bagi mereka yang baru mulai, perlu belajar bagaimana caranya meruncingkan pensil ini sehingga mereka mahir menarik garis sambil agak memutar pensilnya menurut sumbu pensil. 

F  Pensil Mekanis

Pensil mekanis ini dilengkapi isi pensil yang bergaris tengah 0.5 mm dan tidak perlu diruncingkan lagi. Pensil semacam ini akan tetap tajam. Namun untuk membuat garis yang benar-benar halus dan tetap tegas, pensil ini harus diputar menurut sumbunya pada waktu menarik garis. Untuk garis yang relatif lebih tebal dan jelas, Anda harus menarik pensil Anda beberapa kali. Isi pensil semacam ini yang bergaris tengah 0.3 mm, 0.7 mm, dan 0.9 mm juga ada.

F  Pensil Batang Kayu

Pensil biasa yang batangnya terbuat dari kayu dapat juga dipakai untuk membuat gambar teknik. Kayunya harus dikupas sepanjang 3/4″ sehingga isi pensilnya terbuka dan dapat diruncingkan seperti pensil tradisional.

Ketiga jenis pensil di atas dapat menghasilkan gambar yang sama bagusnya. Mana yang akan Anda pilih tergantung dari Anda sendiri maupun keterampilan Anda menggunakannya.

c.        Isi dan Karakteristik Pensil

4H

• keras dan padat
• digunakan untuk menggambar rencana yang menuntut ketelitian tinggi
• tidak cocok untuk gambar yang firal
• tidak boleh ditekan terlau kuat sewaktu menggambar karena akan meninggalkan bekas di atas kertas dan sukar dihapus
• jika dipakai untuk meggambar di atas kertas kalkir, hasil cetak birunya tidak jelas

2H

• agak keras
• jenis yang paling keras yang bisa dipakai untuk gambar final
• sukar dihapus jika ditekan terlalu kuat

F dan H

• Sedang
• cocok untuk segala keperluan
• dipakai untuk membuat rencana, gambar final, dan menulis

HB

• Lunak
• dipakai untuk membuat garis dan tulisan yang besar/lebar dan jelas
• perlu kesabaran untuk membuat garis-garis yang halus
• mudah dihapus
• hasil cetak birunya cukup baik
• mudah luntur bila kena gesekan

Tingkat kerasnya isi pensil gambar tergantung dari:

1. Jenis isi pensil yang berkisar dari 9H (paling keras) sampai 6B (paling lunak).
2. Jenis dan sifat permukaan kertas (kasar atau halus); semakin kasar permukaannya,
3. Semakin keras pensil yang harus Anda pakai.
4. Permukaan meja/alas kertas gambar; semakin keras permukaannya, semakin terasa lunak pensil yang dipakai.
5. Kelembaban; kondisi udara yang mempunyai kelembaban yang tinggi cenderung memperkeras isi pensil.

3.     Kertas

a.      Pengertian Kertas

Kertas dalam bahasa Inggris disebut paper dan dalam bahasa Belanda disebut papier. Kertas adalah barang baru ciptaan manusia berwujud lembaran-lembaran tipis yang dapat dirobek, digulung, dilipat, direkat, dicoret mempunyai sifat yang berbeda dari bahan bakunya : tumbuh-tumbuhan.

Kertas dibuat unutk memenuhi kebutuhan hidup yang sangat beragam.
Kertas dikenal sebagai media utama untuk menulis, mencetak serta melukis dan banyak kegunaan lain yang dapat dilakukan dengan kertas misalnya kertas pembersih (tissue) yang digunakan untuk hidangan, kebersihan ataupun toilet. Adanya kertas merupakan revolusi baru dalam dunia tulis menulis yang menyumbangkan arti besar dalam peradaban dunia. Sebelum ditemukan kertas, bangsa-bangsa dahulu menggunakan tablet dari tanah lempung yang dibakar. Hal ini bisa dijumpai dari peradaban bangsa Sumeria, Prasasti dari batu, kayu, bambu, kulit atau tulang binatang, sutra, bahkan daun lontar yang dirangkai seperti dijumpai pada naskah naskah Nusantara beberapa abad lampau.

b.     Fungsi Kertas

J  Sebagai media utama untuk menulis

J  Sebagai media utama untuk mencetak

J  Sebagai media utama untuk melukis

J  Digunakan untuk hidangan (kertas pembersih/tissue)

J  Sebagai alat pembersih (tissue)

c.      Skema Pembuatan Kertas

Proses pulping atau pembuatan bubur kertas dapat diuraikan menjadi 9 bagian atau tahapan, sebagai berikut :
1• Woodyard – Dimana sebuah lapangan luas umumnya terbuka tempat menerima dan menyimpan kayu gelondongan yang selanjutnya proses pengkulitan, pemotongan kecil-kecil & penyaringan potongan kayu.
2• Barker – dalam proses penghilangan kulit kayu ini grlondongan kayu dimasukkan dalam "debarking drums", gelondongan silinder berputar mengakibatkan gelondongan kayu ikut berputar dan bergesekan satu dengan yang lain melucuti kulit kayunya.
3• Chipper – mesin pemotong gelondongan kayu menjadi ukuran kecil yaitu kurang dari 2 cm dan setipis 1/2 cm.
4• Screen – diperlukan filter penyaring untuk memisahkan potongan kayu yang lebih besar dari target ukuran diatas, dan menghilangkan debu mesin potong yang tidak perlu.
5• Digester – prinsipnya seperti panci masak didapur tempat ibu atau istri anda masak. Potongan kayu yang disebut chips dimasak dengan suhu dan tekanan yang tinggi dalam suatu larutan kimia penghancur. Larutan dan proses masak ini akan melembutkan dan akhirnya memisahkan serat kayu yang diinginkan dari "lignin" yaitu unsur kayu semacam lem yang menahan serat kayu bersatu.
6• Chemical Recovery and Regeneration – proses sampingan kimia inorganik yang diolah ulang dari proses "memasak" sebelumnya, untuk memasak kembali. Bahan kimia buangan dari proses memasak sebelumnya masih dapat diproses ulang, tidak dibuang begitu saja.
7• Blow Tank – ibaratnya setelah selesai dimasak maka makanan disimpan dalam panci penyimpan untuk disajikan kemudian sesuai selera masing-masing individu, apa mau sedikit asin, manis, indah didekorasi dan lain sebagainya. Disini serat kayu sudah terpisah satu sama lain, secara resmi mereka sudah disebut pulp atau bubur kertas.
8• Washing – "mesin cuci" ini akan membersihkan sisa-sisa larutan kimia dan ligin yang masih tertinggal, yang dikirim keproses nomor 6 yaitu chemical recovery process. Ibaratnya saat anda masak nasi, maka beberapa kali anda mentiriskan air beras yang anda cuci sebelum dimasak supaya kotoran hilang. Harap diingat disini anda bukan bertujuan membuatnya menjadi putih bersih! Pada tahap ini bubur kertas secara alami berwarna coklat dan umunya digunakan untuk membuat kertas kantong dan corrugated box yang coklat.
9• Bleaching – proses pemutihan bubur kertas menggunakan kimia pemutih atau bleach, yang tujuan utamanya khusus untuk membuat kertas cetak atau kertas budaya. Jadi proses pemutihan sangat relatif tergantung pada jenis kertas yang akan dibuat.

d.     Jenis dan Ukuran Kertas

Sebetulnya jenis kertas dalam dunia percetakan itu banyak sekali, baik jenis kertas lokal (buatan dalam negeri ) maupun kertas import ( dari luar ), saking banyaknya saya sendiri tidak tahu persis ada berapa jumlah pastinya. Tapi Tenang aja bro, untuk menjalankan bisnis ini kita tidak harus tahu semua jenis kertas tersebut. Cukup beberapa saja yang paling sering dipakai atau diorder oleh konsumen.

Secara umum dan mudahnya jenis kertas yang paling banyak di pakai oleh konsumen dibagi menjadi 4 jenis, yaitu :

Kertas jenis fancy

Jenis kertas ini sering dipakai untuk untuk cetak undangan, piagam, sertifikat, serta cover buku. Kertas fancy ini ada beberapa jenis, beberapa yang masyhur yaitu kertas hammer, tuliv, concord, wangi hongkong, dahlia dll. Untuk membedakan jenis – jenis kertas ini bisa dilihat dari serat kertasnya.

Kertas HVS

Untuk jenis kertas ini tentu mudah bagi Anda untuk mengenalinya karena sudah familiar dalam keseharian kita, namun yang jelas jenis kertas ini ada berbagai gramatur ( ketebalan ) mulai 58, 60, 70, 80, 100 gr. Jenis kertas ini sering dipakai untuk cetak form, kop surat, arsip, buku dll.

Kertas jenis NCR.

Jenis kertas ini mengandung karbonis, dan umumnya terdiri dari minimal 2 ply, cirinya bila Anda menuliskan sesuatu pada bagian kertas yang paling atas maka tulisan tersebut akan tembus ke kertas yang dibawahnya karena mengandung karbon. Contoh penggunaan untuk nota atau faktur penjualan, form surat jalan, arsip – arsip perusahaan dll.

Jenis NCR ini terdiri dari ply atas yang biasa disebut NCR TOP, ply tengah disebut NCR MIDDLE, ply bawah disebut NCR BOTTOM.

Kertas BC ( Brief Card )

Jenis kertas ini banyak sekali digunakan, nama umumnya bisanya orang lebih mengenal dengan kertas manila. warnanya ada 5, merah, biru, kuning, hijau, putih. Biasa digunakan untuk undangan yang harga murah meriah, kartu stok perusahaan, buku gambar, kartu bayaran sekolah, serta form – form isian data untuk produksi.

Setelah kita mempelajari jenis – jenis kertas, selanjutnya saya akan membahas jenis – jenis ukuran dan gramatur ( ketebalan )kertas. Bagi orang awam dunia percetakan, ukuran kertas yang biasa dijumpai biasanya terbatas ukuran A4, F4, A3, quarto. Namun bila Anda sudah terjun ke dunia percetakan sudah seharusnya Anda belajar mengenal ukuran dan gramatur kertas, agar Anda bisa lebih mudah menghitung biaya produksi cetakan, juga agar bisa menekan cost produksi.

Ukuran Kertas 

Istilah ukuran kertas dalam ukuran besar di dunia percetakan biasa disebut dengan plano, ukuran plano ini berbeda – beda antara satu jenis kertas dengan yang lainnya, Ukuran plano standar terkecil dimulai dari

J  Uk.61 x 86 cm,ukuran ini biasanya ada pada jenis kertas BC ( brief card ) dengan gramatur 150 – 160 gr.

J  Uk. 65 x 100 cm, ukuran ini biasanya ada pada jenis kertas HVS, NCR, Art Karton ( jenis kertas untuk majalah/ brosur, leaflat dll )

J  Uk. 65 x 91 cm, ukuran ini biasanya ada pada jenis kertas HVS dan Art karton

J  Uk. 79 x 109 cm, hampir semua jenis kertas mempunyai ukuran ini, baik HVS, Art karton, Fancy, dll.gramaturnya mulai dari 60 gr – 400 gr.

J  Uk. 90 x 120 cm, jenis ukuran ini jarang ditemui, hanya pada beberapa jenis kertas saja, diantaranya kertas samson ( kertas kopi warna coklat ) biasa untuk cover buku – buku form serta untuk bungkus.

4.     Mistar atau Penggaris

a.       Pengertian Mistar

Mistar, atau yang lebih dikenal dengan sebutan penggaris adalah alat yang digunakan untuk mengukur barang yang berukuran sedang & berukuran besar. Mistar ini dapat mengukur dengan ketelitian hingga 1 mm.

b.       Fungsi Mistar Ukur

Alat ukur ini digunakan untuk mengukur linear langsung (panjang, lebar, dan tinggi), dimana hasil pengukurannya dapat langsung di baca pada bagian penunjuk (skala) dari alat ukur, dan hasil pengukuran dari alat ini tidak teliti.

c.       Macam-macam Mistar Ukur

Macam mistar ukur ada 3 macam yaitu :

a. Mistar baja (Steel Ruler)

b. Mistar lipat (Folding Ruler)

c. Mistar gulung (Roll Ruler)

5.     Tinta

a.      Pengertian Tinta

Tinta memegang peranan penting dalam dunia tulis menulis. Karena tinta kita dapat menulis huruf-huruf yang dikehendaki di atas bermacam-macam jenis kertas dengan jelas.

Sejak diketemukannya, tinta telah banyak mengalami perkembangan, hingga kini telah diperoleh bermacam-macam jenis tinta. Walaupun demikian penelitian-penelitian masih terus dilakukan sesuai dengan gerak lajunya kehidupan dalam dunia usaha.

Tinta berbentuk cairan, tetapi sesungguhnya cairan ini hanya merupakan zat perantara agar supaya huruf-huruf dapat ditulis di atas kertas. Cairan harus jernih, dapat bergerak tetapi tidak mengembang, mempunyai warna yang kuat dan tidak pucat (terutama untuk tinta yang baik) tidak berbau dan tidak terlalu asam.

b.     Jenis-Jenis Tinta

Tinta Karbon

Tinta tulis yang paling tua adalah tinta karbon, dan penggunaannya telah menyebar ke seluruh dunia, terutama di timur. Dibuat dari campuran jelaga dalam minyak, gelatin, gum atau glue yang dilarutkan dalam air. Cairan ini harus stabil atau permanen dan tidak berbahaya bagi kertas. Jenis tinta ini dikenal sebagai tinta India. Ada pula tinta yang sejenis, dikenal dengan tinta Cina tetapi berbentuk padatan. Semua tinta tersebut adalah tinta karbon yang berwarna hitam.

Tinta ”Iron Gall”

Walaupun tinta karbon tersebut stabil, tetapi mudah dicuci atau dihilangkan dengan menggunakan kain basah, terutama tinta yang ditulis diatas kertas kulit. (Parchment) dan Vellum. Untuk mengatasi kelemahan tersebut maka dikembangkan tinta ”Iron Gall” agar diperoleh jenis tinta yang sesuai untuk kertas tersebut. Tinta merupakan campuran dari garam-garam besi (contohnya ferro sulfat) yang ditambah dengan asam tanat. Sesungguhnya tinta mempunyai warna yang agak terang sehingga tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya. Tetapi selama penyimpanan, oksidasi berlangsung secara perlahan-lahan dan warna biru hitam akan berkembang semakin jelas, untuk mencegah terjadinya endapan di dalam tinta maka gum perlu ditambahkan. Menurut pengamatan yang telah dilakukan, setelah tinta ditulis di atas kertas atau parchment, oksidasi masih terus berlangsung. Dan selama proses tersebut, tinta semakin melekat erat di atas kertas sehingga sulit untuk dihilangkan, hal ini tergantung pula pada prosentasi tanin dan besi yang terkandung di dalamnya. Tulisan-tulisan tersebut tetap stabil dan masih dapat dibaca setelah disimpan berabad-abad lamanya, hanya warnanya agak memudar, yaitu dari hitam menjadi coklat. Hal ini mungkin disebabkan adanya sisa-sisa Zat Kimia yang tertinggal di dalamnya dan adanya pengaruh dari cahaya.

Asam yang terbentuk sebagai hasil oksidasi, seperti juga asam-asam klorida atau asam-asam sulfat, yang ditambahkan ke dalam tinta untuk mencegah adanya gumpalan di dalam tinta, sama-sama merusak kertas. Asam-asam tersebut bersifat membakar dan membentuk lubang pada kertas yang selanjutnya dapat menembus lembaran berikutnya. Ada banyak contoh-contoh mengenai kerusakan arsip yang disebabkan oleh tinta. Tetapi pada naskah-naskah yang ditulis di atas kertas vellum, karena sifat kertasnya yang alkali maka kerusakan-kerusakan tidak separah seperti yang diduga semula.

Penambahan zat warna yang dilakukan pada tinta modern, umumnya adalah zat warna biru, kemudian setelah ditulis di atas kertas, karena adanya oksidasi, warnanya akan berubah menjadi biru kehitaman. Zat warna ditambahkan dalam jumlah sedikit, hanya untuk mempertahankan warna tulisan agar tidak mudah hilang apabila kena air, walaupun jumlahnya sedikit tetapi mempunyai pengaruh yang besar bagi warna tinta. Ada bermacam-macam jenis zat warna yang digunakan untuk memperoleh warna tinta yang diinginkan. Seperti contohnya Indigo, Anilin, Napthalena blue.

Walaupun tinta bersifat permanen tetapi kadang kurang stabil dan semua tinta-tinta tersebut mengandung besi dalam bentuk ferro sulfat. Perbandingan Ferro sulfat di dalam tinta bermacam-macam sesuai dengan jenis tinta yang diperlukan, seperti tinta cetak, tinta tulis biasa dan tinta vulpen.

c.      Syarat Tinta yang Baik

Syarat yang diperlukan bagi tinta yang baik adalah:

5.1.             Menghasilkan tulisan permanen, dan warna tinta menjadi hitam dalam waktu beberapa hari.

5.2.             Harus dapat mengalir dengan cepat dari pena dan mengendap dengan baik di dalam serat kertas tanpa menembus pada lembaran kertas yang berikutnya.

5.3.             Tidak membentuk gumpalan dalam botol tinta.

5.4.               Korosi yang terjadi antara tinta dengan pena baja harus sekecil mungkin. 5. Tulisan tidak boleh basah dan harus kering dengan cepat.

6.     DLL..

BAB III

PENUTUP

Akhir kata “tiada gading yang tak retak”, demikian pula dengan makalah ini, masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun tetap kami nantikan untuk kesempurnaan laporan ini.

J Terimakasih J

DAFTAR PUSTAKA

http://google.com

http://belajar.kemdiknas.go.id/file_storage/materi_pokok/MP_229/zip/MP_229.html

http://rachmawati.student.fkip.uns.ac.id/2011/09/16/perbekalan-alat-alat-kantor-dan-mesin-mesin-kantor/

http://id.wikipedia.org/wiki/Alat_tulis#Jenis_alat_tulis

http://adrianaqueen.blogspot.com/2012/08/peralatan-kantor.html

http://mardhabintangz.blogspot.com/

http://ephastikoz.blogspot.com/2010/04/manajemen-perkantoran.html

http://sinar-ranhi.blogspot.com/2012/05/artikel-alat-alat-kantor.html

http://jalakemas.blogspot.com/2011/02/pentingnya-mengetahui-jenis-dan-ukuran.html

http://arisudaryatno.blogspot.com/2010/03/pengertian-kertas.html

http://translate.google.co.id/translate?hl=id&langpair=en|id&u=http://en.wikipedia.org/wiki/Pencil

http://mahasiswaarsitektur.wordpress.com/2011/08/10/jenis-jenis-pensil-dan-penggunaannya/#more-80

http://materi-tik-ptd.blogspot.com/2011/04/mistar-ukur.html

www. kertasgrafis.com

http://wikipedia.com